Jahres-CD mit signierten Lieferscheinen

Die Zielsetzung signierter Lieferscheine auf der Jahres CD ist es die Archivierungskosten zu senken. Der Archivierungsaufwand von Papierlieferscheinen bei 10.000 Seiten verursachen Kosten in Höhe von ca. 5.000 € pro Jahr, und sollen auf unter 100 € pro Jahr gesenkt werden.

Deshalb hat DECODETRON den Auftrag erteilt, das Verfahren der signierten Jahres-CD von Lieferscheinen, im Zusammenhang mit der Zertifizierung unseres Archivs, aus dem die originären Dokumente zur Verfügung gestellt werden, zu Prüfen:

Müssen die Papierlieferscheine, die nur noch zur Wareneingangskontrolle verwendet werden, bei einer Signierung nach § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG, sowie aus handelsrechtlicher Sicht gemäß § 147 Abs. 1 AO, zusätzlich auch noch archiviert werden? Die zertifizierte Antwort heisst: NEIN!

Aktuelle Informationen für Apotheken und Steuerberater

Unsere Jahres-CDs sind nicht mit dem nachträglichen Digitalisieren bzw. Scannen der Lieferscheine anderer Pharmagroßhändler bzw. CD Hersteller vergleichbar... mehr dazu ->
oder als PDF:

Lieferschein Jahres-CD fuer Apotheken.pdf

Zertifikat Steuerfachanwalt Josef Hillenbrand

Das Prüfungsergebnis dieses Systems durch den Fachanwalt für Steuerrecht Herrn Josef Hillenbrand 60528 Frankfurt am Main, können Sie hier herunterladen und Ihrem Steuerberater oder Finanzamt zur Verfügung stellen: 

Hillenbrand_Zertifikat_Signierte_Lieferscheine_2010-12-21.pdf

Bei Anfragen an Ihr Finanzamt bitte die Fakten mitteilen:
Die Finanzämter berücksichtigen in den Stellungnahmen oftmals nicht, dass die Lieferscheine dem Empfänger tagaktuell elektronisch übermittelt werden. Der aus diesem Datenstrom dann produzierte Papierlieferschein dient nur noch zur Wareneingangskontrolle. Ob der Empfänger den Archivzugang seines Lieferanten täglich nutzt, oder nur einmal im Jahr in Anspruch nimmt, ist seine Sache. Wenn das Finanzamt diese Fakten nicht berücksichtigt, kann es auch keine korrekte Auskunft geben...

Zertifikat Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG 

Durch die Wirtschaftprüfungsgesellschaft KPMG in Berlin wurde in 2008 unser Verfahren zur Archivierung analysiert, geprüft und abschliessend erstmalig zertifiziert. In 2015 und 2016 erfolgte, wieder durch die KMPG, ein Prüfverfahren nach PS 880, welches mit den folgenden Zertifikaten bescheinigt wurde.

2008 - KPMG Prüfung der Archivlösung Inet-Archiv

Alle Zertifikate können hier direkt bei der KPMG als PDF heruntergeladen werden:

2015 - http://www.kpmg.de/bescheinigungen/RequestReport.aspx?41283

2016 - https://www.kpmg.de/bescheinigungen/RequestReport.aspx?41585

Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse

1. Die 12 Monatssammelrechnungen müssen vom Empfänger weiterhin in Papierform archiviert werden.
2. Die Papierlieferscheine zur monatlichen Sammelrechnung können durch die elektronisch signierten Lieferscheine ersetzt und die Papierlieferscheine vernichtet werden.
3. Nur die Lieferscheine mit Notizen, die zur Aufklärung eines Geschäftsvorfalls beitragen können müssen, wie jeder andere Notizzettel auch, in Papierform archiviert werden.