Steuerberater

Apothekenarchiv-CD

Unsere Jahres-CDs sind nicht mit dem nachträglichen Digitalisieren bzw. Scannen der Lieferscheine anderer Pharmagroßhändler bzw. CD Hersteller vergleichbar.

Bei den von DECODETRON erstellten Apotheken-Jahres-Archiv-CDs für Pharmagroßhändler werden die als 1. erstellten originären Daten, die danach erst zur Lieferung als 2. gedruckt werden, tagaktuell zusammen mit der Briefkopfvorlage, bzw. das als 1. originär erstellte PDF, das danach erst zur Lieferung als 2. gedruckt wird, elektronisch in einem von der KPMG Berlin zertifizierten Archiv dem Empfänger tagaktuell im Online-Archiv zugestellt und steht dem Empfänger bis zur Auslieferung der Jahres-CD für Recherchen im Online-Archiv zum Ansehen und Drucken zur Verfügung.

Unabhängig davon werden diese Daten über den z. Zt. erforderlichen steuerlichen Zeitraum von 10 Jahren archiviert.

Der Lieferscheindruck für den Empfänger dient ausschließlich nur noch zur Wareneingangskontrolle. Danach kann der Beleg vernichtet werden. Wurden auf dem Papierlieferschein Notizen angebracht, die zur Aufklärung eines Geschäftsvorfalls beitragen können, nur in diesem Fall ist der Lieferschein aufzubewahren, wie jeder andere Notizzettel auch.

Alle digitalen Lieferschein Dokumente eines Jahres werden dann einschließlich einer Recherche Applikation, im Folgejahr auf einer unveränderbaren CD-ROM zur Verfügung gestellt.

Darüber ob dieses Verfahren -für sich allein- den Anforderungen nach §147 Abs. 1 AO entspricht bestehen durch Unkenntnis unseres Verfahrens manchmal unterschiedliche Auffassungen:
da DECODETRON zusätzlich ein weiteres Verfahren der steuerlich relevanten Daten einsetzt! Zum Zeitpunkt der Monatsrechnung werden alle zur Sammelrechnung gehörenden Lieferscheine aus dem elektronischen Archiv nach §14 Abs.3 Ziff.1 UStG mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur versehen und verifiziert im Folgejahr auf der CD zusätzlich zur Verfügung gestellt. Dieses Verfahren insgesamt wurde vom Steuerfachanwalt Josef Hillenbrand zertifiziert.

 

Bei Betriebsprüfungen

Stellen wir neben der Jahres-CD auf Anforderung des Betriebsprüfers bzw. der Apotheke an uns oder dem Pharmagroßhändler, eine mit dem Finanzamt abgesprochene Jahres-Datei zur Verfügung, die alle gelieferten Positionen mit allen Indexdaten KD-NR., LS-NR., Datum etc. enthält und vom Betriebsprüfer mit seinem IDEA Programm genutzt werden kann, wenn die Apotheke sich damit einverstanden erklärt und die Datei anfordert.

Da immer wieder Diskussionen über die steuerrechtliche Relevanz der Lieferschein-Jahres-CDs auf kommen und mit diesen Diskussionen auch die Befürchtung, die CDs könnten als steuerrechtlicher Nachweis nicht ausreichen, ein weiteres Argument:

DECODETRON stellt den Apotheken die Jahres-CD seit 1999 seinen Kunden zur Verfügung. Uns ist nicht bekannt dass seit dem jemals bei einer Steuerprüfung eine dem Betriebsprüfer vorgelegte Jahres-CD abgelehnt und ein Verfahren eröffnet wurde. Wie andere Pharmagroßhändler und Hersteller von Archiv CDs verfahren, können wir nicht beurteilen.

Zertifikat Steuerfachanwalt Josef Hillenbrand

Hillenbrand_Zertifikat_Signierte_Lieferscheine_2010-12-21.pdf

Zertifikat Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG

http://www.kpmg.de/bescheinigung/decodetron/testatarchivloesung.html